Un o'r heriau niferus a achoswyd gan Covid-19 oedd yr angen i feddygon teulu ledled Cymru gael dull diogel ar gyfer cyfathrebu â chleifion gartref, diogelu staff rheng flaen a lleihau unrhyw risg o drosglwyddo ymhellach.
Trosolwg:
Rhaglen a ariennir gan Lywodraeth Cymru yw Technology Enabled Care Cymru (TEC Cymru) wedi’i lleoli ym Mwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan ac roedd y tîm wedi bod yn gweithio gyda CWTCH Cymru a Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru (NWIS) i dreialu ymgynghori dros fideo cyn i Covid-19 daro.
Ddechrau mis Mawrth 2020, comisiynwyd TEC Cymru gan Vaughan Gething, y Gweinidog Iechyd a Gofal Cymdeithasol, i gyflwyno Gwasanaeth Ymgynghori Fideo GIG Cymru ar gyfer pob meddyg teulu fel un o'r ffyrdd y gallai Llywodraeth Cymru gefnogi cleifion a chlinigwyr, a hynny o fewn ychydig wythnosau.
Ar ôl ei gyflwyno’n llwyddiannus yn sydyn iawn, ehangwyd Gwasanaeth Ymgynghori Fideo GIG Cymru i gwmpasu gofal eilaidd a chymunedol ym mis Ebrill 2020, gydag ehangu pellach i wasanaethau optometreg, deintyddiaeth a fferylliaeth yn hydref 2020.
Er mwyn helpu i ddarparu'r Gwasanaeth hwn o fewn amserlen mor heriol, camodd timau Ecosystem Iechyd Digidol Cymru a Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru i mewn i helpu TEC Cymru i ddatblygu a chyflawni'r strategaeth a'r gweithgaredd cyfathrebu.
Amcan:
Mae Gwasanaeth Ymgynghori Fideo GIG Cymru yn galluogi gweithwyr gofal iechyd proffesiynol i ddarparu ymgynghoriadau cleifion dros fideo, fel nad oes angen cwrdd wyneb yn wyneb. Y nod oedd galluogi cleifion sy'n ynysu yn gymdeithasol i allu parhau i weld gweithwyr gofal iechyd proffesiynol a chaniatáu ystod mor llawn â phosib o dimau a gwasanaethau gofal iechyd fel nyrsys, ymgynghorwyr, meddygon teulu, clinigau cleifion allanol a gwasanaethau therapi i barhau i ddarparu gofal wrth leihau'r risg o drosglwyddo i bob parti. Gallai ymgynghori dros fideo hefyd alluogi ymarferwyr gofal iechyd a oedd yn gwarchod i allu gweithio gartref a pharhau i ddarparu dyletswyddau gofal iechyd hanfodol ar y rheng flaen yn ystod y pandemig.
Er mwyn darparu Gwasanaeth Ymgynghori Fideo GIG Cymru, roedd yn rhaid i dîm TEC Cymru sicrhau bod mesurau llywodraethu gwybodaeth a diogelwch digonol ar waith, ynghyd â darparu sicrwydd clinigol, pecynnau cymorth arfer gorau, a llyfrgell o adnoddau i ymarferwyr iechyd ledled Cymru. Wrth gyflwyno hyn mor gyflym i ddiwallu angen brys, roedd darparu gwybodaeth hunanwasanaeth o ansawdd uchel yn sydyn yn allweddol i arfogi meddygon teulu a meddygfeydd.
Heriau:
Amser oedd yr her fwyaf, gan fod yr achosion o Covid-19 yn golygu bod angen cyflwyno Gwasanaeth Ymgynghori Fideo GIG Cymru mewn wythnosau, nid misoedd fel y byddai'n draddodiadol i raglen mor fawr gyda chymaint o randdeiliaid ac ymarferwyr i’w cyrraedd, i ymgysylltu â nhw ac i’w hyfforddi.
Meddai Sara Khalil, Arweinydd Rhaglen TEC Cymru:
“Roedd amserlen y prosiect hwn yn gofyn llawer mewn byr o dro.
“I ddechrau, roedd Llywodraeth Cymru yn gofyn am ganolbwyntio ar ofal sylfaenol, yn benodol sicrhau bod ymgynghoriadau fideo ar gael ar draws 405 o feddygfeydd teulu mewn 12 wythnos erbyn Mai 20fed. Dros gyfnod o saith wythnos, cafodd 87% o feddygfeydd eu galluogi’n dechnegol a’u hyfforddi a dod yn ‘fyw’ ledled Cymru.
“Fodd bynnag, o fewn cwpl o wythnosau, gofynnwyd inni ymestyn y cwmpas i ail gam, i gynnwys gwasanaethau eilaidd, therapïau a gofal cymunedol.”
Roedd Mike Ogonovsky, Cyfarwyddwr Cynorthwyol Gwybodeg ym Mwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan ac Uwch-swyddog Cyfrifol Cenedlaethol ar gyfer TEC Cymru, wedi arwain yr ymgysylltiad â Byrddau Iechyd a Llywodraeth Cymru i sicrhau y byddai Gwasanaeth Ymgynghori Fideo GIG Cymru yn diwallu cymaint o anghenion â phosibl mewn cyfnod mor fyr, a bod pob rhan o'r gwasanaeth iechyd a gofal yng Nghymru yn ei ddefnyddio’n llawn.
Meddai:
“Roedd y pwysau o ran disgwyliadau a’r cyflymder yn enfawr. Gweithiodd y tîm cyfan o dan bwysau aruthrol ond roedden nhw’n deall yn dda iawn pam roedd hyn mor bwysig.
“Cyn COVID roedd y prosiect yn gweithio’n dda iawn ond ar lefel Ymchwil a Datblygu – y bwriad ymhen blwyddyn oedd cynyddu’r gweithgaredd i 10% o Ymgynghori dros Fideo.
“Newidiodd hynny dros nos gyda’r coronafeirws, felly ymateb pandemig digidol oedd hwn i raddau helaeth.”
Oherwydd natur gyflym a digynsail y prosiect, roedd angen i dîm TEC Cymru ehangu'n gyflym a chyflwyno setiau sgiliau newydd. Cyflawnwyd hyn trwy recriwtio cyflym ond hefyd mewn partneriaeth â sefydliadau allanol fel Ecosystem Iechyd Digidol Cymru (EIDC) a Cymunedau Digidol Cymru.
Roedd EIDC wedi dechrau gweithio gyda TEC Cymru yn 2019 i ddatblygu gwefan ar y cyd gan fod gan y rhaglenni lawer o nodau a gweithgareddau tebyg. Llwyddodd EIDC, fel un o'r rhaglenni a gynhaliwyd gan Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru, i gyfrannu adnoddau EIDC a Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru i dîm TEC Cymru, gan gefnogi datblygu a gweithredu strategaeth gyfathrebu genedlaethol ar gyfer cyflwyno Gwasanaeth Ymgynghori dros Fideo GIG Cymru.
Meddai Helen Northmore, Rheolwr Rhaglen EIDC:
“Roeddem i fod i lansio rhan TEC Cymru o’r wefan ym mis Ebrill neu fis Mai ac yn sydyn cawsom wythnos i’w roi ar waith er mwyn helpu i gyflwyno’r Gwasanaeth yn gyflym.
“Roedd rhan fawr o raglen EIDC ar gyfer y gwanwyn yn canolbwyntio ar ymgysylltu allanol trwy ddigwyddiadau, cynadleddau a phrosiectau. Daeth yn fwyfwy amlwg y byddai Covid-19 yn cael effaith sylweddol ar ein rhaglen a'n gweithgareddau a gynlluniwyd. Roedd hyn yn golygu y gallem ddod â'r arbenigedd marchnata a chyfathrebu o fewn timau EIDC a Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru i gefnogi tîm TEC Cymru."
Her arall a wynebodd y tîm oedd gorfod ymateb i'r amodau gwaith newydd a achoswyd gan Covid-19 ac addasu i natur esblygol y pandemig. Daeth gweithio o bell yn norm, gan arwain at heriau o ran cysylltu, cefnogi a hyfforddi defnyddwyr y Gwasanaeth. Roedd amrywiadau mawr ar draws gwasanaethau a thimau GIG Cymru o ran lefel y gallu technegol a'r pha mor gyfforddus oeddent wrth ddefnyddio technoleg ac felly roedd yn hanfodol i gael ffocws cryf ar ddarparu hyfforddiant, gwybodaeth hunan-wasanaeth ac astudiaethau achos.
Strategaeth weithio ar y cyd:
Gydag amserlen gyflenwi mor fyr a galw cynyddol am ymgynghori dros fideo, rhaid cyfaddef mai dim ond oherwydd bod nifer o sefydliadau wedi camu i mewn i weithio'n agos gyda'i gilydd yr oedd hi’n bosib cyflwyno'r Gwasanaeth mor gyflym.
Llwyddodd TEC Cymru i dynnu ar dimau o NWIS, Cymunedau Digidol Cymru, CWTCH Cymru, EIDC a Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru. Roedd gan bob sefydliad agwedd gadarnhaol i weithio tuag at yr amcan clir ar y cyd hwn o'r dechrau. Wrth gyflwyno ymgynghori dros fideo i feddygfeydd teulu ledled Cymru, roeddent eisoes yn paratoi ar gyfer eu cyflwyno i ofal eilaidd a chymunedol, gan greu timau prosiect ym mhob Bwrdd Iechyd ac adnabod y gwneuthurwyr penderfyniadau a’r dylanwadwyr allweddol ar draws iechyd a gofal.
Gweithiodd timau TEC Cymru gydag arweinwyr clinigol a rheolwyr rhaglenni i ddatblygu’r achos dros ddefnyddio ymgynghori dros fideo ar draws yr holl wahanol arbenigeddau a gwasanaethau mewn Bwrdd Iechyd. Roedd cyfarfodydd wythnosol i wirio cynnydd, rhannu syniadau a datblygu'r Gwasanaeth. Sefydlodd tîm TEC Cymru raglen hyfforddi ar-lein hefyd, sydd wedi hyfforddi miloedd o staff rheng flaen ledled Cymru i'w helpu i wneud y defnydd gorau o ymgynghori dros fideo.
Meddai Mike:
“Roedd y prosiect wedi cael cefnogaeth dda. I’r mwyafrif, roedd yr argyfwng wedi eu helpu i weithio’n fwy cydlynol gyda gweledigaeth gyffredin nad oedd bob amser wedi bod yn hawdd i’w gyflawni o’r blaen.
“Fel arfer mae mwy o awydd am sicrwydd a chytundeb llwyr yn genedlaethol, ond y tro hwn y normal newydd oedd bod yn hyblyg ac yn ddigon da.”
Ychwanegodd Sara:
“O'r cychwyn cyntaf, buom yn gweithio'n agos gyda'r holl bartneriaid, ac roedd yn hyfryd gweld bod gan bawb ymdeimlad o un amcan gyffredin."
Ochr yn ochr â'r broses gyflwyno, roedd tîm EIDC a Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru wedi llunio a datblygu ymgyrch i godi ymwybyddiaeth, i sicrhau bod practisau gweithwyr gofal iechyd proffesiynol ledled Cymru yn ymwybodol o Wasanaeth Ymgynghori dros Fideo GIG Cymru a beth fyddai hyn yn ei olygu i'w Meddygfa Teulu, tîm clinigol, clinig cleifion allanol neu wasanaeth gofal cymunedol.
Meddai Helen,
“Fe wnaethon ni lunio datganiadau i’r wasg, creu straeon ar gyfer y cyfryngau teledu a phrint, lansio’r wefan ac adeiladu presenoldeb cyfryngau cymdeithasol cryf.
“Ein blaenoriaeth gyntaf oedd cyfleu'r neges i feddygon teulu a'r cyhoedd yn gyflym i sicrhau bod meddygon teulu yn gwybod bod y gwasanaeth hwn yn dod fel cam cyntaf y broses gyflwyno. Roeddem yn datblygu pecynnau cymorth, canllawiau galluogi ac arfer gorau. Roeddem am sicrhau bod meddygon teulu yn gwybod ble i gael mwy o wybodaeth, yn ogystal â chodi ymwybyddiaeth a darparu gwybodaeth i gleifion a fyddai yn sydyn yn cael cynnig ymgynghoriad fideo ac a allai fod yn ansicr ynghylch sut brofiad fyddai hynny.
“Fe wnaethom ddatblygu strategaeth gyfathrebu yn gyflym a oedd yn amlinellu ein negeseuon allweddol, sut a ble y byddem yn cyfathrebu a phwy oedd y rhanddeiliaid allweddol. Fe wnaethom sefydlu cyfrif Twitter, gan fod honno'n sianel gyfathrebu allweddol ar gyfer meddygon teulu a gweithwyr iechyd proffesiynol, yn ogystal â nodi dylanwadwyr allweddol. Wrth ehangu i ofal eilaidd a chymunedol, defnyddiwyd yr un strategaeth ond roedd y gynulleidfa’n wahanol ac yn llawer ehangach.”
“Fe wnaeth cymaint o bobl a sefydliadau ein helpu ni trwy ddarparu astudiaethau achos, anfon gwybodaeth, a sôn am Wasanaeth Ymgynghori dros Fideo GIG Cymru yn eu negeseuon cyfryngau cymdeithasol. Roedd yn waith tîm go-iawn ar draws y GIG a gofal cymdeithasol.”
Canlyniad:
Mae’r broses o gyflwyno Gwasanaeth Ymgynghori Fideo GIG Cymru wedi bod yn llwyddiant ysgubol - cynhaliwyd yr ymgynghoriad fideo cyntaf ar 16 Mawrth ac erbyn mis Awst roedd dros 30,000 o ymgynghoriadau wedi’u cynnal trwy Wasanaeth Ymgynghori Fideo GIG Cymru.
Mae gwefan bwrpasol y gwasanaeth wedi cael dros 15,000 ymweliad ac roedd mwy na 2,500 o unigolion wedi’u hyfforddi i ddefnyddio’r gwasanaeth ymgynghori dros fideo.
Diolch i'r dull effeithiol hwn o gydweithio, mae'r adborth gan gleifion ac ymarferwyr gofal iechyd wedi bod yn hynod gadarnhaol, ac mae'r nifer sy'n ei ddefnyddio wedi rhagori ar y disgwyliadau.
Mae cleifion sydd wedi cael ymgynghoriadau fideo wedi bod yn gefnogol iawn i'r system, gyda 92% o gleifion yn sgorio’r ffordd newydd hon o weithio fel rhagorol, da iawn neu dda. Mae clinigwyr sy'n defnyddio'r gwasanaeth yn cytuno, gydag 85% yn rhoi sgôr rhagorol, da iawn neu dda.
Meddai Helen:
“Mae’r gwaith y mae Cymunedau Digidol Cymru wedi’i wneud yn anhygoel - cysylltwyd â dros 95% o gartrefi gofal, cynigiwyd dyfeisiau a hyfforddiant i ddefnyddio’r gwasanaeth, ac mae dros 200 o gartrefi wedi cael hyfforddiant gan dîm CDC mewn ychydig dros ddau fis.
“Mae'r holl ystadegau'n anhygoel, mae wedi cael ei gyflwyno'n gyflym iawn i ddiwallu anghenion clinigol a chleifion ar fyrder.”
Ychwanegodd Sara:
“Aeth y gwasanaethau Mabwysiadwyr Cynnar yn fyw o Ebrill 20fed ac erbyn mis Awst mae dros 100 o wasanaethau arbenigol yn defnyddio Ymgynghori dros Fideo”.
“Mae defnydd a lledaeniad gwasanaethau ar draws gofal eilaidd a chymunedol wedi rhagori ar ein holl ddisgwyliadau, gydag arbenigeddau newydd yn cael eu hychwanegu bob wythnos a nifer yr ymgynghoriadau’n cynyddu’n syfrdanol.”
Dywedodd Mike gyda balchder:
“Rydym wedi cynyddu’r cwmpas yn ddramatig ac wedi rhagori ar ein targedau ein hunain. Rydym hefyd wedi dangos y gall cydweithio rhwng amryw o sefydliadau weithio go iawn.”
Llwyddiannau:
Un o'r llwyddiannau amlycaf a gyflawnwyd yn y prosiect, oedd pa mor gyflym y llwyddwyd i fabwysiadu trawsnewidiad digidol gyda chefnogaeth cydweithredwyr effeithiol a gwybodus.
Meddai Helen:
“Cynigiwyd hyfforddiant i gant y cant o feddygfeydd teulu ar sut i ddefnyddio’r gwasanaeth o fewn pum wythnos - mae hynny ar ei ben ei hun yn gyflawniad enfawr. Fe wnaeth drawsnewid y ffordd y gellir darparu gwasanaethau meddygon teulu i bob claf yng Nghymru. Felly hyd yn oed mewn adeg pan oedd angen i ni i gyd gyfyngu ar ryngweithio wyneb yn wyneb, roedd yn golygu y gallech chi weld eich meddyg teulu o hyd.
“Mae'r prosiect hwn wedi dangos yn wirioneddol pa mor gyflym y gellir mabwysiadu trawsnewidiad digidol trwy'r system gofal iechyd yng Nghymru, pan fo wir angen hynny a'ch bod yn dod â thîm gwych ynghyd.”
Roedd cydweithio rhwng partneriaid hefyd yn ffactor arwyddocaol wrth gyflwyno’r prosiect yn llwyddiannus, ei weithredu'n gyflym, a'i fabwysiadu'n eang.
Meddai Mike:
“Roedd hon yn enghraifft wych o barch ac ymddiriedaeth ar y cyd o fewn timau a’r rhwydwaith ehangach. Aeth pawb y filltir ychwanegol gan aberthu llawer iawn o amser personol er mwyn cyrraedd targedau a rhagori ar y disgwyliadau.”
Dywedodd Helen fod lefel y cydweithredu yn drawiadol. Meddai:
“Mae wedi bod yn brofiad gwirioneddol ysbrydoledig gweld sut mae pawb wedi dod at ei gilydd a gweithio tuag at gyflwyno’r gwasanaeth hwn i bobl cyn gynted â phosibl, waeth beth yw eu ‘swydd arferol’, neu i bwy maen nhw'n gweithio. Rydym wedi creu un tîm ledled Cymru, ar draws iechyd a gofal, i gyflawni'r prosiect anhygoel hwn.
“Cafwyd ymddiriedaeth, cred a chefnogaeth aruthrol nid yn unig o fewn y tîm ond ar draws clinigwyr, cleifion, cartrefi gofal, aelodau o’r teulu – yn wir pawb. Mabwysiadwyd diwylliant o ofyn ‘sut gallwn ni wneud hyn i weithio’ gan ein bod i gyd yn glir ein meddwl pam fod gallu cynnig ymgynghoriadau dros fideo yn bwysig ar y pryd.”
Amlygodd Sara fod y prosiect yn enghraifft dda o arfer gorau ar sawl egwyddor, gan gynnwys arweinyddiaeth glinigol o fewn y rhaglen a ledled GIG Cymru, datblygu patrwm ailadroddus, a dwyn ynghyd
“bobl greadigol, adeiladol a llawn cymhelliant a wnaeth ymdrech aruthrol i sicrhau bod hyn yn gweithio”.
Ychwanegodd:
“Roeddem yn gyson yn defnyddio adroddiadau’n seiliedig ar ddata i lywio sut y gallem ddal ati i wella'r gwasanaeth. Hefyd, roedd gwerthuso yn flaenoriaeth o'r cychwyn cyntaf, gan ei fod yn ein hysbysu sut y gallem ymdrechu i wneud yn well, gwneud penderfyniadau ar sail tystiolaeth a theilwra'r gwasanaeth i ddefnyddwyr."
Mae tîm Ymchwil a Gwerthuso TEC Cymru wedi cael ymateb anhygoel gan gleifion a gweithwyr proffesiynol. Hyd yma maent wedi derbyn dros 13,000 o ymatebion i'r arolwg ac wedi cynnal dros 140 o gyfweliadau. Bydd y sylfaen dystiolaeth werthfawr hon yn llywio sut y gall trawsnewid digidol ychwanegu gwerth at y ffordd y mae gwasanaethau'n cael eu darparu.
Y cam nesaf:
Yn dilyn llwyddiant y ddau gam cyntaf o'i gyflwyno, mae Gwasanaeth Ymgynghori dros Fideo GIG Cymru yn cael ei dreialu mewn meysydd newydd. Mae Llywodraeth Cymru wedi cymeradwyo cyflwyno'r cam nesaf i fferyllfeydd cymunedol, gwasanaethau optometreg a gwasanaethau deintyddol, gan ddatblygu pecynnau cymorth clinigol ar gyfer pob un o'r rhain.
Sara:
“Bydd y gymeradwyaeth ddiweddar i ehangu’r gwasanaeth i fferyllfeydd cymunedol, gwasanaethau optometreg a gwasanaethau deintyddol yn golygu y bydd dal modd i gynnal a chadw gwasanaethau gofal sylfaenol dros y misoedd nesaf.
“Mae nifer y ceisiadau gofal eilaidd a chymunedol yn parhau i dyfu’n gyflym hefyd mewn amrywiol feysydd.”
Mae Llywodraeth Cymru hefyd wedi cefnogi'r gallu i gyflwyno ymgynghoriadau dros fideo mewn cartrefi gofal, gan ddarparu cyllid ychwanegol i Cymunedau Digidol Cymru ar gyfer 1,100 o ddyfeisiau. Mae hyn yn galluogi preswylwyr i weld eu meddyg teulu a chynnwys eu teulu yn yr ymgynghoriadau hynny. Mae rhai meddygon teulu wedi bod yn gwneud y gorau o’r dechnoleg, gan ddefnyddio Gwasanaeth Ymgynghori dros Fideo GIG Cymru i gynnal ‘rhith-ymweliadau’ gan weld cleifion lluosog mewn un sesiwn.
A’r gair olaf i Sara
“Yn y pen draw, rydyn ni’n gobeithio y bydd y ffordd newydd hon o weithio yma i aros yn y tymor hir ac yn darparu ffordd hygyrch, gyfleus ac effeithlon i ddarparu gofal iechyd.”
Ewch i wefan TEC Cymru am ragor o wybodaeth am ei waith.