Mae rheoli prosiectau'n dda yn golygu sicrhau bod gennym y bobl iawn sydd â'r sgiliau gorau i lwyddo, a bod gennym reolaeth gadarn ar risgiau a chyfleoedd, ac ar rolau a nodau. Fodd bynnag, mae llawer o acronymau, terminoleg a jargon yn gysylltiedig â rheoli prosiect a'i brosesau. Mae'r blog hwn yn helpu i esbonio rhai ohonyn nhw i'ch helpu i gyflawni eich nodau a'ch amcanion.
Gallwn ystyried y broses o reoli prosiect fel fframwaith sy’n cael ei ddefnyddio i adeiladu llwybr rhwng lle rydyn ni heddiw a lle rydyn ni’n gobeithio ei gyrraedd yn y dyfodol. Yn y fframwaith hwn mae gwahanol bwyntiau cynnydd neu gerrig milltir i rannu'r prosiect yn weithgareddau mae modd eu cyflawni heb ormod o drafferth, ac sydd â therfyn amser.
Mae hyn yn arbennig o bwysig ar gyfer gwaith sydd â'r nod o sicrhau bod arloesedd yn cyrraedd rheng flaen iechyd a gofal cymdeithasol. Bydd y math hwn o brosiect fel arfer yn cynnwys nifer o bartneriaid o wahanol sectorau sydd â blaenoriaethau gwahanol, a llu o risgiau a heriau. Gall arweiniad a dull cadarn o reoli prosiect helpu i reoli'r holl elfennau newidiol hyn a chadw'r gwaith ar y trywydd iawn.
Beth yw ystyr PID ym maes rheoli prosiectau?
Mae'r cynigion prosiect mwyaf effeithiol yn dechrau gydag angen hanfodol am ymyriad a gwelliant, sy’n cael ei alw’n ddatganiad problem yn aml. Mae mynegi’r ‘pam’ sydd ei angen arnom i sbarduno newid yn gam hollbwysig ac mae'n sicrhau bod ein hadnoddau'n cael eu blaenoriaethu, a'u bod yn canolbwyntio ar y cyfleoedd iawn ar yr adeg iawn. Mae hyn yn aml yn cael ei gofnodi mewn Dogfen Cychwyn y Prosiect – PID ydy’r acronym Saesneg fyddwch chi’n ei weld yn aml.
Mae PID yn helpu i fynegi'r angen a nodi pam mae angen newid. Mae'n creu darlun o sut mae darparu rhywbeth newydd. O fewn y PID, rydyn ni’n edrych ar gwmpas y prosiect. Mae edrych ar gwmpas cyfle prosiect yn sicrhau ein bod yn deall y broblem rydyn ni’n ceisio ei datrys a'r dirwedd bresennol rydyn ni’n gweithredu ynddi. Mae'n ein helpu i gydnabod yr hyn sydd eisoes yn cael ei archwilio a'i dreialu yn yr ecosystem gofal iechyd, a lle gallwn ni gefnogi neu arwain.
Beth yw ystyr RACI ym maes rheoli prosiectau?
Rydyn ni’n aml yn adeiladu tîm gan ddefnyddio dull RACI. Mae hyn yn golygu ein bod yn gallu deall:
- Pwy sy'n gyfrifol (Responsible): y bobl sy'n uniongyrchol gysylltiedig â gwneud y gwaith.
- Pwy sy'n atebol (Accountable): y bobl sy'n gyfrifol am sicrhau bod y prosiect yn cyflawni ei amcanion.
- Gyda phwy mae angen ymgynghori (Consult): y rhanddeiliaid y dylid ymgynghori â nhw i gael mewnbwn ac adborth.
- Pwy sy'n gallu dylanwadu (Influence) ar y canlyniadau.
Beth yw ystyr RAG ym maes rheoli prosiectau?
Sefydliad dros dro ydy tîm prosiect sy’n cael ei adeiladu i gyflawni set benodol o amcanion. Mae gwneud yn siŵr bod rolau a nodau wedi’u nodi’n glir yn sicrhau ein bod yn aros ar y trywydd iawn. Dylai prosiectau fod â therfyn amser ac wedi’u cefnogi gan gynllun gweithgareddau a chamau gweithredu sydd wedi'i ddiffinio'n dda. Mae hyn yn sicrhau bod y tîm yn aros ar y trywydd iawn a bod newidiadau bach ond parhaus i’r cwmpas – ‘scope creep’ neu ‘project drift’ – yn cael eu cydnabod yn gynnar a bod modd gwneud addasiadau effeithiol.
Mae amrywiaeth o adnoddau rhagorol ar gael i helpu i reoli prosiect. Mae'r rhain yn cynnwys meddalwedd cynllunio prosiect pwrpasol ac amryw o offer rheoli gweledol sy'n helpu i gadw tîm ar y trywydd iawn. Rydyn ni'n aml yn rhoi cod lliw i weithgareddau gan ddefnyddio statws Coch, Oren neu Wyrdd (RAG ydy’r acronym Saesneg fyddwch chi’n ei weld yn aml, am Red, Amber a Green) sy'n nodi a ydyn nhw ar y trywydd iawn (gwyrdd) neu ddim (coch/oren).
Sut gall Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru eich helpu i reoli eich prosiect?
Mae gan ein sefydliad adnoddau pwrpasol ar gyfer cyflawni prosiectau. Mae llawer o'n tîm wedi cael hyfforddiant PRINCE2 ac yn meddu ar brofiad helaeth o'r sector gwyddorau bywyd. Mae ein tîm yn gweithio'n draws-swyddogaethol, gydag arbenigwyr mewn gwybodaeth am y sector, awduraeth achosion busnes, a chyllid.
Mae gennym rwydwaith eang a dwfn ar draws y sectorau iechyd a gwyddorau bywyd yng Nghymru i gefnogi ein rhaglenni. Mae ein timau prosiect yn aml yn gymysgedd o rolau allanol a mewnol, a gallant gynrychioli llawer o sefydliadau a phartneriaid busnes. Mae ein cleientiaid yn sefydliadau cenedlaethol, rhanbarthol neu leol sydd angen cymorth i ddarparu atebion arloesol sy'n cynnig dyfodol gwell.
Manteisiwch ar ein cymorth
Mae ein tîm ar gael i ddarparu cymorth rheoli prosiect ac i helpu i ddatblygu eich gwaith. Cysylltwch â ni i weld sut gallwn ni weithio gyda chi drwy e-bostio helo@hwbgbcymru.com.