Manteisio i'r eithaf ar eich cyllid grant: Cylch bywyd ceisiadau am gyllid

Dyma’r trydydd rhifyn yn ein cyfres cylch bywyd ceisiadau am gyllid, lle byddwn yn canolbwyntio ar y cam ar ôl dyfarnu. Y cam lle mae cyllid yn cael ei sicrhau a manylion cytundebol terfynol yn cael eu trafod rhyngddoch chi a'r cyllidwr. Fel arfer, mae'r cam hwn yn cynnwys mireinio trafodaethau ynglŷn â chwmpas y prosiect, yr amserlenni, dyraniadau cyllid a'r canlyniadau disgwyliedig.

Gall sicrhau cyllid ar gyfer eich sefydliad neu syniad fod yn gymhleth, fel y trafodwyd yn ein blog blaenorol, sicrhau cyllid ar gyfer eich arloesedd: cylch bywyd ceisiadau. Nawr bod y cyllid wedi'i ddyfarnu, mae'r broses yn ymwneud yn llai â llywio cynigion cymhleth ac yn fwy ar reoli’n effeithiol. Mae rheoli grantiau’n llwyddiannus yn gofyn am gynllunio gofalus, monitro parhaus a chyfathrebu clir â'r Cyllidwr. Mae'n bwysig canolbwyntio ar feysydd fel cydymffurfiaeth, trywydd ariannol a monitro cynnydd i gadw popeth i redeg yn esmwyth.

1. Darllen eich Cytundeb Grant yn drylwyr 

Er y gall hyn swnio'n amlwg, mae deall y Cytundeb Grant yn drylwyr yn allweddol o ran cyflawni’r prosiect yn esmwyth ac mae'n sail i'ch perthynas ariannu. Mae'r Cytundeb Grant yn amlinellu telerau, amodau a disgwyliadau eich grant, sy'n gyfuniad o'ch cais a manyleb yr alwad ariannu. Cymerwch amser i wneud y canlynol:

• Deall cwmpas eich prosiect a'r hyn y gellir ei gyflawni.
• Adolygu telerau ariannol, gan gynnwys sut gellir defnyddio cyllid ac unrhyw gyfyngiadau.
• Nodi'r dystiolaeth angenrheidiol o wariant sydd ei hangen ar gyfer hawlio arian a sefydlu gweithdrefnau'n gynnar i gyflwyno'n brydlon.
• Cadarnhau unrhyw gymalau sy'n ymwneud â diffyg cydymffurfio, darpariaethau ad-dalu (arianwyr yn hawlio rhan o’r grant neu'r holl grant yn ôl) a chosbau.

Os oes gennych chi unrhyw ansicrwydd, siaradwch â gweinyddwr eich cronfa neu gynghorwr cyfreithiol i egluro'r cytundeb cyn llofnodi. Mae'n bwysig peidio â llofnodi nes eich bod yn siŵr y gallwch chi gydymffurfio â'r telerau ac amodau a nodir yn y ddogfen gyfreithiol rwymol hon.

2. Sefydlu cerrig milltir ac amcanion realistig

Mae cerrig milltir ac amcanion yn helpu i fesur llwyddiant eich prosiect. Ynghyd â'r Cyllidwr, byddwch yn amlinellu’r rhain yn eich Cytundeb Grant, a gymerwyd o'ch cais llwyddiannus. 
I gael y cyfle gorau i lwyddo, gwnewch yn siŵr eu bod yn cyflawni’r canlynol:

• Penodol: Ceisiwch gyfyngu eich amcanion fel nad oes llawer o le i wneud camgymeriadau a bod y Cyllidwr yn glir ynglŷn â'r hyn maen nhw'n ei ddisgwyl wrthych chi a'r prosiect.
• Mesuradwy: Mae'r Cyllidwyr yn chwilio am brosiect lle gallant fesur y llwyddiant drwy ddata meintiol. Gwnewch yn siŵr eich bod yn gallu gwneud hyn drwy ddata ansoddol a/neu feintiol a nodwch y ffiniau yn y Cytundeb Grant.
• Cyraeddadwy: Gwerthuswch allu eich tîm a'r adnoddau sydd ar gael. Mae'n ddoeth cael aelod ychwanegol o'r tîm sy'n gyfarwydd â chynnydd y prosiect, fel y gall cyllidwyr gysylltu â nhw os nad ydych chi ar gael am gyfnod estynedig.
• Perthnasol: Gwnewch yn siŵr bod eich cerrig milltir yn berthnasol i’ch prosiect a’r alwad ariannu.
• Wedi’i bennu gan amser: Pennwch amserlenni realistig sy’n cyd-fynd â nodau’r prosiect.

3. Cadw golwg ar ymrwymiadau monitro

Mae monitro ac adrodd yn agweddau hanfodol ar weinyddu grantiau gan fod cyllidwyr yn defnyddio'r gofynion hyn i asesu effaith eu buddsoddiad. Er mwyn parhau i gydymffurfio, mae angen i chi wneud y canlynol:

• Deall terfynau amser adrodd: Ychwanegwch nhw at eich calendr a rhowch gyfrifoldeb i'r aelodau priodol o fewn y tîm.
• Casglu data’n rheolaidd: Ceisiwch osgoi gadael y broses adrodd tan y funud olaf - cadwch ddogfennau manwl o gynnydd, cyllid a metrigau effaith drwy gydol y prosiect.
• Bod yn barod am archwiliadau: Gwnewch yn siŵr bod eich cofnodion ariannol, anfonebau a dogfennau ategol wedi'u trefnu'n dda ac yn cael eu cadw am y cyfnod gofynnol i sicrhau cydymffurfiaeth.

Gall methu â chyflawni ymrwymiadau monitro arwain at gyllidwyr yn hawlio rhan o'r grant yn ôl neu’r grant cyfan, felly cynlluniwch ymlaen llaw i osgoi cymhlethdodau.

4. Cyfathrebu’n rhagweithiol gyda’ch cyllidwr

Mae cyfathrebu clir ac amserol gyda’ch cyllidwr yn hanfodol. Os oes heriau’n codi, dylech chi wneud y canlynol:

• Rhoi gwybod iddyn nhw’n gynnar: Os ydych chi’n rhagweld oedi neu broblemau o ran cyrraedd carreg filltir, rhowch wybod i’ch cyllidwr cyn gynted â phosib.
• Cynnig atebion: Cynigiwch gynlluniau eraill neu amserlenni diwygiedig i liniaru problemau posib.
• Sicrhau tryloywder: Mae cyfathrebu agored yn meithrin ymddiriedaeth a gall arwain at atebion hyblyg sy'n cadw'ch prosiect ar y trywydd iawn.

5. Deall y darlun ehangach

Nid terfynau amser yn unig yw cerrig milltir – maen nhw wedi’u cynllunio i wneud y mwyaf o’ch prosiect. Yn yr un modd, nid rhwystrau gweinyddol yn unig yw gofynion monitro ond maen nhw’n hanfodol o ran dangos llwyddiant a chynaliadwyedd eich arloesedd. Drwy gyflawni’r ymrwymiadau hyn yn llwyddiannus, nid yn unig rydych chi’n cyflawni eich rhwymedigaethau, ond hefyd yn cryfhau eich hygrededd ar gyfer cyfleoedd ariannu yn y dyfodol.

6. Lledaenu gwybodaeth

Fel rhywun sy’n derbyn grant arloesi, yn aml mae'n ofynnol i chi gymryd rhan mewn gweithgareddau lledaenu gwybodaeth ar ôl cwblhau eich prosiect. Lledaenu gwybodaeth yw'r broses o rannu a dosbarthu gwybodaeth i gynulleidfa eang, gan sicrhau ei bod yn cyrraedd y derbynwyr a fwriadwyd ac yn parhau i fod yn hygyrch.

Gall dulliau lledaenu gynnwys cyflwyniadau, cyhoeddiadau, gweithdai, ac ymgysylltu â chyfryngau digidol gyda rhanddeiliaid perthnasol, gan gynnwys, ymhlith pethau eraill, i weithwyr proffesiynol yn y diwydiant, mudiadau cymunedol, sefydliadau academaidd a'r cyhoedd yn gyffredinol. Nod y gweithgareddau hyn yw sicrhau'r effaith fwyaf posib ar eich prosiectau, meithrin cydweithio a chyfrannu at faes ehangach arloesi. Bydd eich cytundeb grant yn amlinellu'r disgwyliadau hyn o'r dechrau ac ni ddylent eich synnu yn ystod eich prosiect. Fel arfer, mae'r gweithgareddau hyn wedi'u cynnwys yn adroddiad terfynol eich prosiect.

I sicrhau bod canfyddiadau eich prosiect yn cael eu lledaenu’n iawn, dylech chi geisio:

• Adnabod cynulleidfaoedd allweddol: Deall pwy all elwa o ganlyniadau eich prosiect - ymchwilwyr, ymarferwyr, gwneuthurwyr polisi, grwpiau cymunedol neu arweinwyr y diwydiant.
• Cyfathrebu’n agored: Anelu at eglurder a hygyrchedd yn eich negeseuon er mwyn sicrhau bod gwybodaeth yn ddealladwy ac yn effeithiol i gynulleidfaoedd nad ydynt yn arbenigwyr.
• Manteisio ar gyfryngau digidol: Efallai bydd y Cyllidwr eisiau defnyddio cyfryngau cymdeithasol, blogiau a phlatfformau fideo i ehangu'r cyrhaeddiad ac i ymgysylltu â chynulleidfaoedd ehangach, felly ceisiwch gael gweithdrefnau ar waith yn barod ar gyfer hyn.
• Mesur a chadw golwg ar effaith: Olrhain ymgysylltiad, casglu adborth, a dogfennu ymdrechion trosglwyddo gwybodaeth i ddangos effaith ehangach eich prosiect.

Drwy gadw at y canllawiau hyn, byddwch nid yn unig yn cyflawni gofynion lledaenu eich grant ond hefyd yn cyfrannu'n ystyrlon at wybodaeth ym maes eich disgyblaeth.

Mae gweinyddu grantiau’n effeithiol yn allweddol i wneud y mwyaf o'ch cyllid. Drwy ddeall eich cytundeb, gosod nodau realistig, cynllunio ar gyfer gofynion monitro a chynnal deialog agored gyda'ch cyllidwr, gallwch chi sicrhau bod eich prosiect yn aros ar y trywydd iawn ac yn cyflawni'r effaith fwyaf wrth gyfrannu gwybodaeth bwysig at eich maes. Nid yn unig y mae grant sy’n cael ei reoli’n dda yn fuddiol ar gyfer y presennol; mae hefyd yn gosod y llwyfan ar gyfer llwyddiant cyllido yn y dyfodol.

Am fwy o wybodaeth ynglŷn â pha grantiau sydd ar gael ar hyn o bryd, ewch i'n tudalen ariannu.