Cwynion

Pryd i ddefnyddio’r polisi hwn

Pan fyddwch yn mynegi eich pryderon neu’n cwyno wrthym, byddwn fel arfer yn ymateb yn y ffordd a esbonnir isod.

Nid yw’r polisi hwn yn berthnasol os yw’r mater yn ymwneud â mater Rhyddid Gwybodaeth neu Ddiogelu Data. Yn yr amgylchiadau hyn, dylech ddarllen adran Rhyddid Gwybodaeth y wefan.

Os ydych yn cysylltu â ni am y tro cyntaf (e.e. gofyn am un o’r gwasanaethau a gynigiwn) yna nid yw’r polisi hwn yn berthnasol. Yn gyntaf, dylech roi cyfle i ni ymateb i’ch cais. Fodd bynnag, os byddwch yn gwneud cais am wasanaeth ac nad ydych yn fodlon â’n hymateb, byddwch yn gallu mynegi eich pryder fel y nodir isod.

Datrys Anffurfiol

Os oes modd, credwn ei bod yn well delio â phethau ar unwaith yn hytrach na cheisio eu datrys yn nes ymlaen. Os oes gennych bryder, codwch ef gyda’r sawl yr ydych yn delio ag ef. Bydd yn ceisio ei ddatrys ar eich rhan yn y fan a’r lle. Os oes unrhyw wersi i’w dysgu o fynd i’r afael â’ch pryder, bydd yr aelod o staff yn tynnu ein sylw atynt. Os na all yr aelod o staff helpu, bydd yn esbonio pam a gallwch ofyn am ymchwiliad ffurfiol.

Sut i fynegi pryder neu gwyno’n ffurfiol

Gallwch fynegi eich pryder mewn unrhyw un o’r ffyrdd isod:

• Gallwch siarad â’r sawl yr ydych eisoes mewn cysylltiad ag. Dywedwch wrthyn nhw eich bod am i ni ddelio â’ch pryder yn ffurfiol.

• Gallwch gysylltu â’n Cyfarwyddwr Gweithrediadau ar ein rhif ffôn cyffredinol 029 2046 7030 (rydym yn croesawu galwadau’n Gymraeg) os ydych chi eisiau cwyno dros y ffôn.

• Gallwch anfon e-bost atom yn helo@hwbgbcymru.com

• Gallwch ysgrifennu atom yn y cyfeiriad canlynol: Y Cyfarwyddwr Gweithrediadau, Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru Cyfyngedig, 3 Sgwâr y Cynulliad, Bae Caerdydd, Caerdydd, CF10 4PL.

Delio â’ch pryder neu’ch cwyn

Byddwn yn delio â’ch cwyn neu’ch pryder yn y modd canlynol:

• Byddwn yn cydnabod eich pryder yn ffurfiol o fewn 5 diwrnod gwaith ac yn rhoi gwybod i chi sut rydym yn bwriadu delio ag ef.

• Byddwn yn gofyn i chi ddweud wrthym sut yr hoffech i ni gyfathrebu â chi a gweld a oes gennych chi unrhyw ofynion penodol – er enghraifft, os oes gennych chi anabledd.

• Byddwn yn delio â’ch pryder neu’ch cwyn mewn ffordd agored a gonest.

• Byddwn yn sicrhau na fydd eich ymwneud â ni yn y dyfodol yn dioddef dim ond am eich bod wedi mynegi pryder neu wedi gwneud cwyn.

Fel arfer, dim ond os byddwch yn dweud wrthym amdanynt o fewn chwe mis y byddwn yn gallu edrych ar eich pryderon. Y rheswm am hyn yw ei bod yn well ymchwilio i’ch pryderon tra bo’r materion yn dal yn ffres ym meddwl pawb.

Mewn amgylchiadau eithriadol, efallai y byddwn yn gallu edrych ar bryderon a ddaw i’n sylw yn ddiweddarach na hyn. Fodd bynnag, bydd yn rhaid i chi roi rhesymau cryf i ni pam nad ydych wedi gallu tynnu ein sylw ato'n gynharach a bydd angen i ni gael digon o wybodaeth am y mater i ganiatáu i ni ei ystyried yn iawn.

Os ydych chi’n mynegi pryder ar ran rhywun arall, bydd angen iddo gytuno i chi weithredu ar ei ran.

Beth os oes mwy nag un corff yn gysylltiedig?

Os yw eich cwyn yn berthnasol i fwy nag un corff, byddwn fel arfer yn gweithio gyda nhw i benderfynu pwy ddylai gymryd yr awenau wrth ddelio â’ch pryderon. Byddwch wedyn yn cael enw’r sawl sy’n gyfrifol am gyfathrebu â chi tra bydd eich cwyn yn cael ei hystyried.

Os yw’r gŵyn yn ymwneud â sefydliad yr ydym yn gweithio ag ef, efallai yr hoffech godi’r mater yn anffurfiol gyda hwy yn gyntaf. Fodd bynnag, os ydych chi eisiau mynegi eich pryder neu eich cwyn yn ffurfiol, byddwn yn ymchwilio i hyn ein hunain ac yn ymateb i chi.

Ymchwiliad

Byddwn yn dweud wrthych pwy rydym wedi gofyn iddynt ymchwilio i’ch pryder neu’ch cwyn. Os yw eich pryder yn syml, byddwn fel arfer yn gofyn i rywun o’r maes busnes ymchwilio iddo a dod yn ôl atoch. Os yw’n fwy difrifol, efallai y byddwn yn defnyddio rhywun o rywle arall yn y sefydliad neu efallai y byddwn yn penodi ymchwilydd annibynnol.

Byddwn yn egluro i chi ein dealltwriaeth o’ch pryderon ac yn gofyn i chi gadarnhau ein bod wedi’i deall yn gywir. Byddwn hefyd yn gofyn i chi ddweud wrthym pa ganlyniad yr ydych yn gobeithio ei gael.

Byddwn yn ceisio datrys pryderon cyn gynted â phosibl ac yn disgwyl delio â’r mwyafrif helaeth o fewn 20 diwrnod gwaith. Os yw eich cwyn yn fwy cymhleth, byddwn yn:

• rhoi gwybod i chi o fewn y cyfnod hwn pam ein bod yn meddwl y gallai gymryd mwy o amser i ymchwilio

• dweud wrthych faint o amser yr ydym yn disgwyl iddo ei gymryd

• rhoi gwybod i chi ble rydym wedi cyrraedd gyda’r ymchwiliad

• rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi’n rheolaidd, gan gynnwys dweud wrthych a allai unrhyw ddatblygiadau newid ein hamcangyfrif gwreiddiol.

Bydd y sawl sy’n ymchwilio i’ch pryderon yn ceisio sefydlu’r ffeithiau yn gyntaf. Bydd hyd a lled yr ymchwiliad hwn yn dibynnu ar ba mor gymhleth a difrifol yw’r materion a godwyd gennych. Mewn achosion cymhleth, byddwn yn llunio cynllun ymchwilio.

Byddwn yn edrych ar dystiolaeth berthnasol. Gallai hyn gynnwys ffeiliau, nodiadau, llythyrau, negeseuon e-bost neu beth bynnag a allai fod yn berthnasol i’ch pryder penodol chi. Os bydd angen, byddwn yn siarad â’r staff neu bobl eraill sy’n gysylltiedig ac yn ystyried ein polisïau ac unrhyw arweiniad cyfreithiol.

Byddwn yn cyfathrebu â chi yn ystod yr ymchwiliad ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi wrth iddo fynd rhagddo.

Canlyniad

Os byddwn yn ymchwilio i’ch cwyn yn ffurfiol, byddwn yn rhoi gwybod i chi beth rydym wedi’i ganfod yn unol â’r dull cyfathrebu o’ch dewis. Os bydd angen, byddwn yn llunio adroddiad hirach. Byddwn yn egluro sut a pham y daethom i’n casgliadau.

Os byddwn yn canfod ein bod wedi gwneud camgymeriad, byddwn yn dweud wrthych beth a pham y digwyddodd hynny a sut yr effeithiodd y camgymeriad arnoch chi.

Os byddwn yn canfod fod nam ar ein systemau neu ein prosesau, byddwn yn dweud wrthych beth ydyw a sut yr ydym yn bwriadu newid pethau i’w atal rhag digwydd eto.

Os byddwn wedi gwneud camgymeriad, byddwn bob amser yn ymddiheuro.

Dysgu gwersi

Rydym yn cymryd eich pryderon a’ch cwynion o ddifrif ac yn ceisio dysgu o unrhyw gamgymeriadau rydym wedi’u gwneud.

Lle mae angen newid, byddwn yn datblygu cynllun gweithredu yn nodi’r hyn y byddwn yn ei wneud, pwy fydd yn ei wneud a pha bryd y bwriadwn wneud hynny. Byddwn yn rhannu hyn â chi.

Beth rydym ni’n ei ddisgwyl gennych chi

Credwn fod gan bob achwynydd yr hawl i gael ei glywed, ei ddeall a’i barchu. Fodd bynnag, rydym hefyd o’r farn bod gan ein staff yr un hawliau. Felly, rydym yn disgwyl i chi fod yn gwrtais wrth ddelio â ni. Ni fyddwn yn goddef ymddygiad ymosodol neu ddifrïol, galwadau afresymol na dyfalbarhad afresymol.